Snart slipper du (förhoppningsvis) spara papperskvitton!
Nyligen presenterade Regeringen en lagändring om att förändra kravet på att spara kvitton i fysisk form. Det innebär att företagen kan digitalisera sina processer och på köpet spara värdefull tid.
Arkiveringsregeln idag – hur länge måste man spara bokföringen?
I dagsläget säger lagen att bokföring och kvitton ska sparas och arkiveras i minst sju år vid utgången av det aktuella räkenskapsåret. Om du exempelvis köper en ny skrivare till ditt företag i januari 2024, så ska originalkvittot sparas åtminstone tills 2032.
Syftet med den här långa arkiveringstiden är för att det ska vara möjligt att granska ett företags ekonomi i efterhand, för att kunna säkerställa att ingen ekonomisk brottslighet har ägt rum. De allra flesta är nog överens om att syftet bakom lagen är bra, men att den inte riktigt har hängt med i utvecklingen.
Bokföringslagen säger att räkenskapsinformation (verifikat, fakturor med mera) får föras över från ett material till ett annat, exempelvis från papper till digitalt. Trots att du har skannat in ett kvitto och lagt in det i ditt digitala bokföringsprogram så måste du spara orginalkvittot i fyra år, samtidigt som den elektroniska versionen ska sparas i sju år.
Under 2021 uppmanade vår VD och grundare Viktor Stensson att kvittolagstiftningen i dagsläget är en snudd på parodi och att lagen borde moderniseras i en artikel i Breakit, vilket nu alltså är på väg att hända!
Detta betyder det om lagändringen går igenom
Det förslag som regeringen har lagt fram innebär att pappersmaterial med räkenskapsinformation bara behöver sparas fram tills dess att de har sparats ner digitalt. I praktiken innebär det att du kan slänga ditt kvitto efter att du har laddat upp det till ditt digitala bokföringsprogram.
Det handlar alltså om en modernisering av lagen som gör företagsadmin både enklare och mer tidseffektiv. Ledord som vi på Bokio håller varmt om hjärtat!
Motivering bakom lagförslaget
Många är överens om att lagen har släpat efter verkligheten till den mån att det bidrar till onödigt arbete för företagen. I lagremissen kan man läsa att de nuvarande reglerna ställer höga krav företagen, som inte står i proportion till den nytta som de medför. Samtidigt bör inte reglerna förhindra att den moderna teknikens fulla potential utnyttjas av företagen.
Så påverkas företagare av lagändringen
Att organisera och arkivera gamla kvitton som redan finns digitalt är tid som definitivt kan utnyttjas på bättre sätt av småföretagare. Bygga kundrelationer, hitta nya kunder, utveckla sin verksamhet är några exempel där den investerade tiden faktiskt kan generera avkastning.
Enligt regeringens beräkningar väntas Sveriges företag spara 3,9 miljarder kronor på att slippa bevara material i ursprungligt skick, varav 30 procent av denna summa kan tillräknas företag med en årlig omsättning mellan 0,4-80 miljoner kronor.
När väntas ändringen träda i kraft?
Om allt går enligt plan kommer den nya lagen träda i kraft 1 juli 2024.
Det ska dock nämnas att lagförslaget i skrivande stund är en lagrådsremiss. Det innebär att Lagrådet först måste granska utkastet och säkerställa att det inte strider mot någon lag. Därefter ska regeringen bearbeta förslaget innan det lämnas in som en proposition som måste röstas igenom i riksdagen.
Så kan du hantera kvitton enkelt i Bokio
Med Bokios kvittoinkorg kan du smidigt maila in bilder på verifikat och kvitton on the go. Då lägger sig verifikaten automatiskt i bokföringsflödet, redo att bokföras nästa gång du sitter vid datorn.
Om du betalar med ditt företagskort som ingår i Bokio Företagskonto får du även en notis varje gång du har gjort ett inköp, så att du aldrig glömmer att ta kort på kvittot. Om du inte vill använda kvittoinkorgen kan du enkelt ladda upp underlagen från Bokios mobilapp.
Du kanske också är intresserad av
Kom igång med Bokio idag!
Med företagskonto och automatiserad bokföring samlat blir allt enklare, tryggare och billigare. Kom igång direkt, du binder dig inte till något.
Skapa konto Se våra priser